Lieber Kunde, liebe Kundin,
liebe Geschäftspartner,
der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit uns sowie Ihre Rechte im Zusammenhang mit dieser Datenverarbeitung. Bitte stellen Sie die Datenschutzhinweise auch Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.
1. Verantwortlicher:
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Plantera GmbH
Zum Hafenplatz 1
23570 Lübeck
Telefon: +49 (0)4502 / 7 800 600
Website: www.plantera.com
2. Datenschutzbeauftragter:
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: data@plantera.com
3. Welche Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung freiwillig überlassen. Dabei handelt es sich u.a. um die folgenden Daten beziehungsweise Kategorien von Daten:
– Stammdaten (z.B. Anrede, Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Position, Unternehmen, Telefon-, Faxnummer, Anschrift)
– Bankdaten (z.B. IBAN, BIC)
– Steueridentifikationsnummer
– Geschäftsvorfalldaten
– Daten, die im Rahmen der Zutrittskontrolle anfallen (z.B. Name, Anschrift, Unternehmen, Datum des Besuches, Ansprechpartner)
– Grundbucheintragungen und Bürgschaften, Kaufpreise für Immobilien, Steuerdaten
– Benutzerdaten (User-ID, Name, Kontaktdaten, IP-Adresse), Lieferantendaten, Kundendaten, im Störfall: Anwendung, Störung, Inhalt der Anfrage, Status der Anfrage, Lösungsbeschreibung
– KFZ-Daten (z.B. Fahrgestellnummer, Kennzeichen, KBA-Nummer, Zulassungsdaten, Fahrzeugidentifikationsnummer und Versicherungsscheinnummer)
– Daten Ihrer Mitarbeiter, wie Konfektionsgrößen für Arbeitskleidung und Arbeitsschuhe
– Daten, die im Rahmen des Werkschutzes anfallen (z.B. Ausweisdaten,…)
– Daten zur Sicherheitsüberprüfung (z.B. Pass- oder Ausweisdaten, Geburtsdaten, Wohnsitze der letzten 5 Jahre, Kinder, Familienstand, Personalien der Eltern, Lebenslauf, Angaben zu sozialen Netzwerken/ eigenen Internetseiten/ finanzieller Situation)
– Kommunikationsdaten: Inhalte persönlicher/ telefonischer Gespräche oder schriftlicher/ elektronischer Korrespondenz und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen anfallen
– Willenserklärungen
– Datenschutzrechtliche Erklärungen (Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen
Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten, die wir von Dritten erhalten.
4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Erfüllung eines Vertrages und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Betroffenen zur Anbahnung, Abschluss und Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden, zur Ausführung der Aufträge unserer Kunden, sowie zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen vorvertraglicher Beziehungen. Dies beinhaltet insbesondere – soweit für die oben genannte Zwecke erforderlich – die Identifizierung unserer Kunden; Korrespondenz mit unseren Kunden; Vertragsverwaltung; Abwicklung von Anfragen und Bestellungen unserer Kunden; Versand der Waren; Rechnungstellung und Zahlungsmanagement; Vorbereitung und Durchführung von Serviceeinsätzen; Bearbeitung von eventuellen Produkthaftungs- oder sonstigen Ansprüchen unserer Kunden.
Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Falle von Betroffenen, die unsere Kunden sind. Im Falle von Betroffenen, die Ansprechpartner des Kunden sind, ist die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei liegt unser berechtigtes Interesse darin, mit unseren Kunden kommunizieren und unsere Verträge erfüllen zu können.
b) Vertrags- und Kontaktmanagement
Für Zwecke des effizienten Vertrags- und Kontaktmanagements erfassen und speichern wir die Vertrags- und Kundendaten in unserem CRM-System und führen ein digitales Telefonverzeichnis, in dem wir die geschäftliche Telefonnummer unserer Kunden bzw. der Ansprechpartner unserer Kunden speichern.
Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei liegt unser berechtigtes Interesse darin, mit unseren Kunden effizienter kommunizieren und unsere Verträge effizienter erfüllen zu können.
c) Marketing
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Vertriebs- und Marketingaktivitäten, um den wirtschaftlichen Erfolg unseres Unternehmens und die Kundenbindung zu fördern. Dies umfasst vor allem die folgenden Aktivitäten:
– Auswahl, Organisation und sonstige Verarbeitung von Kontaktdaten zum Versand von Werbe- und Informationsmaterial (z.B. Kundenmagazin und ähnliche Materialien),
– Auswahl, Organisation und sonstige Verarbeitung von Kontaktdaten zum Versenden von Einladungen zu Messen und Veranstaltungen,
– Veranstaltungsmanagement (Organisation und Durchführung) und Reiseorganisation (dabei kann es erforderlich werden, dass wir von den Teilnehmern zusätzliche personenbezogene Daten (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, eventuell private Adresse, Reisepassnummer, usw.) anfragen und diese für die Zwecke der Reiseorganisation verarbeiten),
– Auswahl und sonstige Verarbeitung von Kontaktdaten zur Durchführung von Kundenzufriedenheitsbefragungen.
Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei liegt unser berechtigtes Interesse darin, neue Kunden zu gewinnen, unsere Produkte zu vermarkten und die Kundenbindung zu fördern.
In bestimmten Fällen ist die Datenverarbeitung jedoch nur aufgrund der Einwilligung der Betroffenen erlaubt (z.B. Versand von E-Mail-Newsletter an potentiellen Kunden, Durchführung von Kundenzufriedenheitsbefragungen). In solchen Fällen holen wir die explizite Einwilligung der Betroffenen ein. Soweit der Betroffene uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt hat, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Betroffene haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit, auch mündlich, und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Um das Widerrufsrecht auszuüben, können sich Betroffene an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten, unter den am Anfang dieser Datenschutzhinweise angegebenen Kontaktdaten wenden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zu einem etwaigen Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
d) Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und rechtliche Verpflichtung
Es kann vorkommen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung unserer sonstigen berechtigten Interessen oder der sonstigen berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist (z.B. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche oder Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Zugangskontrolle des Werkgeländes, Wahrnehmung des Hausrechts, Sicherheitsüberprüfung). In solchen Fällen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Falls die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (z.B. Buchhaltungsprozesse, Einwilligungs-, Widerspruchs- und Betroffenenrechtemanagement, Sicherheitsüberprüfung), der wir unterliegen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Wer bekommt die Daten (Empfänger)?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt an die zuständigen Mitarbeiter innerhalb unseres Unternehmens zu den vorgenannten Zwecken (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Unsere Mitarbeiter sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses bei uns zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Bei der Datenverarbeitung finden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß dem aktuellen Stand der Technik Berücksichtigung. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb unseres Unternehmens erfolgt nur, wenn dies zur Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage oder Verpflichtung besteht.
Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen Dritter (sog. Auftragsverarbeiter) in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der DSGVO eingehalten. Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen Ihnen gegenüber unterstützten sind:
– Hosting-Provider,
– E-Mail-Dienstprovider,
– IT-Dienstleister,
– Software (SaaS)-Anbieter,
– Buchhaltungsdienstleister und Dokumentenvernichtungsdienstleister,
– Vertriebs- und Marketingpartner,
– Rechnungsdigitalisierung.
An die folgenden Dritten, die personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (sog. Verantwortliche, vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO), geben wir personenbezogene Daten im Rahmen der rechtlichen Zulässigkeit und Erforderlichkeit weiter:
– Wirtschaftsprüfer
– Behörden
– Steuerberater
– Rechtsanwälte
– Post- und Zustelldienste
– Messeveranstalter
– Versicherungsunternehmen
Wir haben bei der Beauftragung von M365 die Weisung erteilt, dass die verarbeiteten Daten grundsätzlich in der EU zu speichern sind. Eine Weitergabe in Drittländer durch die Beauftragung von Auftragsverarbeitern und Dritten, kann bei der Verwendung von M365 nicht ausgeschlossen werden. Wir haben in einem solchen Fall geeignete Garantien zum Schutz Ihrer Daten getroffen.
6. Speicherung der Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese können bis zu zehn vollen Jahren betragen.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
7. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1 genannten Stellen wenden.
Sollten Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit formfrei widerrufen, wobei die bis dahin erfolgte Verarbeitung rechtmäßig bleibt. Hierzu können Sie sich an die unter Ziffer 1 genannte Stelle wenden.
Sie haben nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO das Recht, gegen jede Verarbeitung, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über Sie zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
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